1.Seandainya saudara adalah seorang konsultan, untuk
menaikkan lagi tingkat penjualan dan laba ,koordinasi apa dan bagaimana yang
seharusnya dia lakukan ? Mengapa koordinasi penting untuk dilaksanakan ?
1. Peningkatan
Pendapatan melalui Konsultasi Penjualan
Ini adalah alasan utama mengapa
konsultan dipekerjakan di tempat pertama. Mereka dapat memiliki efek mendalam pada penjualan produk meningkat dan
Pendapatan perusahaan. Mereka melakukan ini dengan hati-hati menganalisis rencana
bisnis perusahaan dan menyarankan ide-ide baru untuk meningkatkan penjualan. Hal ini tidak jarang untuk memiliki beberapa layak
solusi
yang tersedia untuk masalah yang diberikan. Penjualan konsultasi bisa
datang dengan lebih dari satu jawaban dan memberikan perusahaan
kesempatan untuk memilih salah satu yang terbaik untuk kebutuhan mereka.
2. Penentuan Wilayah Lemah
Sementara kita berada pada topik
strategi bisnis, perlu dicatat bahwa seorang
konsultan penjualan dapat berperan dalam mendeteksi kelemahan dan pin menunjuk strategi buruk yang mungkin ada dalam
rencana bisnis.
Sering kali perencanaan yang buruk adalah alasan di balik penurunan
pendapatan. Penjualan konsultasi dapat membantu restrukturisasi
Solusi
yang lebih efisien baru. Perusahaan menyewa konsultan independen
penjualan khusus untuk tujuan ini yang membandingkan hasil saat ini dan
kemudian menentukan tindakan yang sesuai untuk masa depan.
3. Memprediksi Pertumbuhan Masa Depan
Tidak
ada yang bisa memprediksi masa depan terutama di pasar yang tak terduga
saat ini namun satu pasti bisa membuat perkiraan dididik berdasarkan
data saat ini dan statistik. Penjualan konsultasi berfokus tidak hanya
pada saat ini tetapi juga pada masa depan. Dengan memperhatikan banyak
faktor seperti strategi bisnis yang ada, pendapat pelanggan, kualitas
produk dan penyesuaian masa depan, penjualan perusahaan konsultan dapat
membuat prediksi yang akurat tentang masa depan pendapatan perusahaan.
Penilaian ini bisa mengenai produk tertentu atau tentang keuangan
seluruh perusahaan 'secara keseluruhan.
4. Mencari
solusi yang lebih baik untuk Solusi Ada
Tergantung
pada sifat dari perusahaan dan industri itu terlibat dalam, bisa ada
berbagai pilihan yang tersedia bagi mereka untuk menerapkan dalam
infrastruktur mereka. Dalam banyak kasus, konsultasi usaha kecil dapat
memberikan solusi yang lebih baik untuk solusi produktif yang sudah ada.
Hal ini membuat perusahaan bekerja lebih efisien dan output yang lebih
produktif.
Ini rahasia bagaimana menguntungkan penjualan
konsultasi dapat diberikan bahwa itu adalah tepat, kompeten dan tegas
dilaksanakan di seluruh papan. Seorang konsultan penjualan yang baik
dengan pengetahuan luas dan pengalaman praktis adalah layak dan berat di
emas saat ia dapat membawa keluar perubahan yang diinginkan perusahaan
adalah mencari. Setiap pendirian usaha ingin meningkatkan mereka
pangsa pasar
dalam industri terkait mereka harus mempertimbangkan beberapa bentuk
konsultasi pada tingkat manajemen setidaknya. Ini akan memiliki dampak
positif pada laporan triwulanan.
Koordinasi
penting bagi karena melakukan secara bersamaan hal- hal sbb :
a) Membagi
pekerjaan secara spesialisasi dan departementalisasi agar tercapai
produktifitas dan effisiensi tinggi.
b) Mengkoordinasikan
bermacam-macam kegiatan yang ada dan telah effisien dan produktif itu agar tercapai
tujuan yang telah ditetapkan.
Tanpa koordinasi maka mereka akan memaksimalkan
effisiensi bidang mereka tanpa perduli bagian lain
2.Salah satu factor pendukung keberhasilan perusahaan adalah
Komunikasi. Banyak kegagalan koordinasi disebabkan oleh Komunikasi, coba
jelaskan tentang komunikasi yang efektif itu yang bagaimana ? Kendala kendala
apa saja yang terdapat dalam komunikasi tersebut ? komunikasi apa saja menurut
saudara yang perlu dilakukan dalam perusahaan tersebut?
komunkasi yang efektif adalah sbb :
Memahami Bahasa Tubuh
Bahasa tubuh dapat mengungkapkan
perasaan Anda yang sesungguhnya. Oleh karena itu pastikan bahasa tubuh anda
sesuai dengan kata-kata yang anda ucapkan.
- Kunci Mengasah Bahasa Tubuh
- Kenali penampilan, perilaku dan kebiasaan anda sendiri.
- Pelajari dan perbaiki sikap dan gerakan standar yang
memberi nilai plus saat anda berkomunikasi.
- Bersikaplah tenang dan logis, baik tutur kata maupun
sikap.
- Cermati bahasa tubuh yang berkaitan dengan adat
kebiasaan setempat.
Sikap Tubuh
Sikap duduk Anda mempengaruhi
penilaian orang terhadap Anda.ini juga sangat berpengaruh pada kesehatan anda
sendiri.
Memberi Kesan yang Baik Saat Duduk
- Duduklah tegak dan tidak merosot dikursi, dalam posisi
miring atau segaris dengan kedua kaki merapat.
- Saat duduk letakkan tas anda disamping kiri kursi atau
belakang sandaran kursi.
Yang harus Diperhatikan saat Anda
duduk
- Duduk mengangkat atau menumpangkan kaki tidak dilarang.
Tapi jangan sampai kaki atau alas sepatunya terlihat.
- Duduklah dengan sikap tegak, rentang paha tidak
melebihi lebar pinggul.
Disebelah Mana tamu Anda duduk
- Bila Anda menerima tamu, persilahkan tamu anda duduk
disebelah kanan.
- Duduklah sejajar dengan tamu.
Berjalan yang Baik
- Ayunkan langkah kaki dengan sewajarnya, jangan terlalu
melebar atau terlalu menyempit.
- Upayakan kedua kaki anda menapak ketanah dengan mantap.
Berdiri Sempurna
- Berdirilah dalam posisi tegak.
- Tarik bahu anda agar tidak menutup tubuh anda.
- Atur posisi kedua kaki yang nyaman untuk menopang tubuh
anda
- Arahkan pandangan mata kedepan.
Berpeluk Cium Saat Berjabat Tangan
Peluk Cium saat berjabat tangan
adalah pertanda kedekatan yang sudah jadi pemandangan biasa. Tapi, bukan
berarti semua orang terbiasa dengan hal ini.
Tips & Trik
- Perhatikan benar – benar Bahasa tubuhnya. Tak perlu
ragu melakukannya bila ia terlihat tak canggung dan memiliki keinginan
yang sama.
- Dalam situasi formal, yang lebih tua atau seniorlah
yang melakukan peluk cium terlebih dahulu.
Jangan terburu-buru menghapus noda lipstik dengan tangan. Ini akan
menimbulkan perasaan tak enak dihati orang yang baru mencium anda.
- Bila tidak ingin peluk cium. Anda bisa menahan jabat
tangan dengan mengenggamnya dengan hangat.
- Bersalamlah dengan mengatupkan kedua telapak tangan
anda sambil sedikit mengangguk atau mengangkat kedua telapak tangan anda
agak tinggi..
Seperti
yang disampaikan Wilbur Schram, the condition of success in communication”,
yakni kondisi yang harus dipenuhi jika kita menginginkan agar suatu pesan
membangkitkan tanggapan yang kita kehendaki, dengan memperhatikan :
a) Pesan harus dirancang dan
disampaikan sehingga menarik.
b) Pesan harus menggunakan
lambang-lambang tertuju kepada pengalaman antara komunikator dan komunikan,
sehingga dimengerti.
c) Pesan harus membangkitkan kebutuhan
pribadi komunikan.
d) Pesan harus menyarankan suatu jalan
untuk memperoleh kebutuhan komunikan.
Dalam
berbisnis, Anda perlu berkomunikasi. Dalam mengkomunikasikan bisnis, Anda
mungkin punya masalah. Ada enam kendala yang mungkin muncul dalam
mengkomunikasikan bisnis Anda. Berikut ini adalah rincian kendala itu dan cara
untuk mengatasinya.
1.
Struktur komunikasi yang buruk
2.
Penyampaian yang lemah
3.
Penggunaan media yang salah
4.
Pesan yang campur aduk
5.
Salah audience
6.
Lingkungan yang menganggu
STRUKTUR
KOMUNIKASI YANG BURUK
Struktur
sebuah komunikasi adalah faktor esensial, yang menentukan baik-buruknya
komunikasi bisnis Anda. Tidak penting apakah audience Anda hanya satu orang
atau ribuan orang, struktur komunikasi yang baik tetaplah yang terbaik di
tengah bisingnya lingkungan bisnis dan pemasaran saat ini. Pesan Anda, tetap
harus ‘terdengar’ di tengah riuh-rendahnya semua itu.
Struktur
komunikasi yang baik mengikuti pola:
-
Pembukaan
-
Isi
-
Penutup
Kemudian:
Umum -> khusus -> umum, atau global -> detil -> global
PENYAMPAIAN
YANG LEMAH
Tidak
terlalu masalah apakah pesan komunikasi Anda penting atau impresif, jika Anda
menyampaikannya tanpa ‘tonjokan’, Anda tidak bisa meyakinkan orang sesuai yang
Anda harapkan. Lebih dari itu, jika ‘tonjokan’ Anda sudah telak pun, tetaplah
pesan Anda perlu waktu untuk punya efek.
Pesan
Anda harus bertenaga. Pesan Anda tidak boleh seperti lawakan yang tidak lucu.
Janganlah
Anda campuradukkan antara penyajian dengan penyajinya. Penyajinya mungkin
pemalu, tapi jika pesannya bisa menonjok, maka audience akan bergantung pada
setiap kata yang keluar dari mulutnya. Jadi, tidak usah ragu tentang siapa diri
Anda. Khawatirlah tentang pesan Anda. ‘Menonjok’kah, atau hanya sekedar
‘mengelus-elus’ saja.
SALAH
MEDIA
Tak
perlu Anda menyelenggarakan sebuah meeting besar dengan menghadirkan semua
orang dalam organisasi, hanya untuk memberitahukan bahwa para pegawai kini
tidak lagi mendapatkan ballpoint gratis dari kantor. Memo kecil yang diedarkan
sudah lebih dari cukup.
Begitu
pula, pilihlah dengan tepat media komunikasi bisnis Anda. Jika koran, apakah
koran lokal atau koran nasional? Jika TV apakah TV lokal atau TV nasional? Jika
majalah, apakah semua majalah atau majalah bisnis saja? Jika billboard, apakah
memang perlu di setiap sudut jalan? Apa yang menjadi pengecualian, mungkin
hanya internet, karena murahnya biaya.
Dalam
berpresentasi, jika Anda menggunakan PowerPoint, apakah memang perlu
menjejalinya dengan segala data dan bagan yang terkait? Apakah itu memang perlu
atau bisa dilakukan hanya dengan selembar atau dua lembar fotokopi?
Jika
pesan Anda kompleks, maka berilah ruang lebih untuk audience agar mereka bisa
mencerna pesan Anda dengan lebih leluasa. Di kamar tidur, di kamar mandi, di
restoran, di mobil saat hendak ke kantor, sambil berlari di treadmill, dan
sebagainya. PowerPoint, hanya dilakukan di ruangan tempat Anda bicara. Waktu
audience sempit, dan mereka tidak punya infocus di kamar mandinya.
Berilah
ruang lebih bagi audience agar bisa mencerna pesan Anda sesuai kecepatan
mereka.
PESAN
YANG CAMPUR ADUK
Jika
pesan Anda campur aduk, maka Anda tidak merengkuh audience, melainkan
mengasingkan mereka ke sebuah pulau terpencil di kutub selatan sana.
Berhati-hatilah
Anda dengan dua hal ini:
1.
Menggunakan jargon yang mungkin dikenal, tapi sulit dicerna dan dipahami.
2.
Mencoba menghemat waktu dan kertas dengan menjejalkan lebih dari satu pesan
menjadi pesan tunggal.
Contoh
1:
Anda
membuat pengumuman tentang pemotongan anggaran untuk biaya telepon, yang di
dalamnya managemen meminta para pegawai untuk mengambil sikap dan perilaku
tertentu, kemudian Anda sekaligus juga mengumumkan tentang family gathering
perusahaan.
Contoh
2:
Anda
mengumumkan tentang larangan untuk memberi hadiah kepada klien, dan pada saat
yang sama Anda memberikan PENGECUALIAN untuk klien baru tertentu yang
berpotensi besar bagi perusahaan. Dan Anda, sama sekali tidak memberi rincian
dan pedoman tentang “klien baru berpotensi” itu.
SALAH
AUDIENCE
Salah
audience, pasti dimulai dari diri Anda sendiri. Misalnya, Anda memberikan topik
A yang menurut Anda sedang hot di pasaran. Dalam presentasi, Anda menyampaikan
berbagai hal yang justru sedikit sekali hubungannya dengan topik A. Menurut
Robert Cialdini, presenter yang demikian disebut dengan ‘smuggler of
influence’. Jika hal demikian memang disengaja, maka Anda bisa disebut sebagai
‘penjahat presentasi’.
Dalam
faktanya, jika pun Anda sudah mati-matian memilih topik yang menurut Anda
tepat, tetaplah Anda berpeluang untuk menuai audience yang salah. Dan jika
kesalahan itu tak tertebus sampai dengan akhir presentasi Anda, alias audience
tidak memperoleh ‘keuntungan substitusi’ dari presentasi Anda, maka Anda akan
disesali oleh audience Anda.
QA
Communication pun mengalami hal ini. Topik workshop yang berjudul “CARA EDAN:
LEBIH PERCAYA DIRI BERBICARA KUNCI SUKSES MEMIMPIN, MENJUAL, DAN
BERPRESENTASI”, masih menuai audience yang berharap bahwa workshop itu adalah
tentang teknik presentasi, atau setidaknya mencapai percaya diri dengan teknik
presentasi. Padahal, workshop itu adalah tentang fenomena booster untuk rasa
percaya diri berbicara, yang jauh lebih penting dari persoalan teknis
presentasi semata. Dan padahal, topik itu juga telah diupayakan agar bisa
menuai audience yang netral, yaitu siapapun yang ingin percaya diri dalam
berbicara. Di workshop berikutnya (ParaSpeaking dan Performance Speaking),
barulah mereka akan mendapatkannya. Gitu lho…
Hati-hati
juga, jika Anda akan berpresentasi di sebuah event di mana ada banyak penyaji
selain Anda. Anda bisa terpengaruh untuk ‘melakukan penyesuaian’ di detik-detik
terakhir sebelum Anda maju dan berbicara. Waspadalah karena Anda bisa terjebak
pada perubahan yang justru tidak Anda inginkan. Sekalipun, topik penyaji lain
memang lebih menarik menurut Anda.
Salah
audience, bisa menjadi kesia-siaan bagi Anda dan tentu saja… audience Anda.
Pilihlah
audience Anda dahulu, baru pilihlah topik Anda.
LINGKUNGAN
YANG MENGGANGGU
Lingkungan
yang mengganggu jelas kendala komunikasi bisnis buat Anda. Suara nada sambung
handphone saat Anda bicara adalah contohnya. Apapun bentuknya, gangguan dari
lingkungan akan membuat bicara Anda tidak bisa optimal didengar.
Beberapa
hal ini perlu Anda perhatikan:
-
Suara Anda tidak terlalu keras
-
Banyak audience yang mengobrol saat Anda bicara
-
Suara dari luar ruangan, dari jalanan, raungan sirine dari ambulan, pemadam
kebakaran atau polisi
-
Suara dari ruangan sebelah
-
Bunyi handphone dari kantong audience
-
Interupsi
-
Sesi bicara yang terlalu menegangkan
-
Pikiran audience yang melanglang buana (lihat mata mereka)
-
Slide Anda (atau isinya) terlalu kecil atau layarnya terlalu jauh
-
Terlalu banyak daya tarik dari luar ruangan karena pintu yang terbuka atau
jendela yang tembus pandang
-
AC ruangan terlalu dingin atau bahkan tidak menyala
-
Maaf, ada yang kentut di dalam ruangan yang tertutup
Apapun
harus Anda lakukan demi fokusnya audience Anda. Sebab gangguan lingkungan, bisa
membuat presentasi Anda hanya berjarak selangkah dari ‘nothing’.
KESIMPULAN
Kendala
komunikasi bisnis Anda bisa bermacam-macam. Dengan kehati-hatian dan
kecermatan, sebagian besar kendala itu bisa diatasi dengan mudah. Dan
presentasi Anda, akan lebih bermakna.
Dengan kendala yang bisa diminimalisir,
presentasi Anda akan bermuara pada situasi terbaik audience untuk mendengar dan
mengerti apa yang menjadi MDA Anda
Komunikasi Apa Saja Yang Perlu dilakukan dalam Perusaaan
komunikasih yang perluh dilakukan dalam perusahaan adalah yang perlu diingat bahwa karyawan berhak untuk mendapatkan inormasi / komunikasi yang jelas mengenai ketentuan dan peraturan perusahaan agar tidak menjadi kendala saat bekrja di kemudian hari.
4.Menurut
pendapat Saudara Gaya kepemimpinan apa yang cocok untuk perusahaan tersebut
?Persyaratan2 apa saja yang diperlukan oleh seorang pemimpin yang baik sehingga
perusahaan dapat mencapai tujuan yang diinginkannya. ? Jelaskan perbedaan
antara Pemimpin dan manajer ?
Persyaratan-persyaratan yang diperlukan dalam Pemimpin
1.Problem Solver. Seorang pemimpin dituntut mampu
membuat keputusan penting dan mencari jalan keluar dari permasalahan. Jika tak
mau julukan Ms/Mr No Solution tercetak di punggung Anda, mulailah
bertindak tegas dan hapus kebiasaan Anda bersikap plin plan. Jangan pula
menumpuk kebiasaan melarikan diri dari tangung jawab. Sebagai ‘nahkoda’,
Anda-lah yang berkewajiban mengemudikan ‘kapal’ ke arah yang benar.
2.
Bersikap Positif. Setiap orang tak luput dari kesalahan. Bila hal ini menimpa
anak buah Anda, jangan langsung mencecarnya dengan ‘segudang’ omelan. Selidiki
latar belakang permasalahannya sehingga Anda bisa bersikap lebih proporsional.
Jika Anda melakukan kesalahan, tak perlu ragu mengakuinya dan meminta maaf
kepada orang-orang terkait. Jangan lupa melakukan perbaikan untuk menebus
kekeliruan Anda tersebut.
3.
Komunikasi dan Komunikasi. Karyawan sebaik apa pun akan kehilangan arah bila dibiarkan
berjalan dalam ‘gelap’. Sebagai pemimpin, Anda perlu menerangkan sejelas
mungkin tentang tujuan bersama yang hendak diraih dan strategi mencapainya.
Bekali pula anak buah dengan penilaian terhadap hasil kerjanya selama ini,
sehingga mereka bisa belajar cara melakukan tugas dengan benar. Pelihara
komunikasi 2 arah dengan bawahan dan mintalah feedback dari mereka
setiap kali Anda meluncurkan kebijakan baru.
4.
Menjadi Inspirasi. Seorang pemimpin harus mampu menetapkan standard dan jadi
contoh bagi anak buahnya. Jadilah inspirasi bagi bawahan. Up date benak
Anda dengan informasi terkini, tidak pelit membagi pengalaman, dan patuhi
perintah yang Anda buat sendiri, misalnya, selalu tiba di kantor on time.
5.
Tumbuhkan Motivasi. Berikan penghargaan terhadap prestasi –sekecil apa pun itu,
yang dilakukan anak buah Anda. Bahkan karyawan yang paling hobi telat sekalipun
akan berusaha memperbaiki diri apabila Anda memujinya ketika ia datang tepat
waktu (apalagi pujian diberikan tanpa terkesan menyindir). Secara berkala,
ajukan pula pertanyaan serta tantangan yang mampu merangsang kreativitas
berpikir anak buah. Misalnya meminta pendapat mereka atas sebuah proyek kecil.
Atau minta ide mereka untuk mempercantik kantor dan sebagainya.
6.
Hubungan Baik. Jalin hubungan professional dan interpersonal yang harmonis
dengan seluruh anak buah. Ingat, di balik statusnya sebagai bawahan, karyawan
adalah pribadi yang memiliki latar belakang unik dan permasalahan tertentu.
Luangkan waktu untuk mengenal karyawan secara personal sehingga Anda mampu melakukan
coaching tepat sasaran.
7.
Turun Gunung. Mentang-mentang kartu nama telah dihiasi titel manager,
lantas Anda merasa bebas dari kewajiban dan melakukan ‘dirty job’ atau
pekerjaan anak buah. Seorang pemimpin akan dihargai anak buahnya apabila ia
bersedia terjun ke lapangan, dan tak asal main perintah saja. Semakin hebat
lagi, hormati anak buah bila pekerjaan itu bisa dilakukan dengan lancar. ‘Turun
gunung’, ‘masuk lumpur’, itu perlu karena akan menunjukkan kualitas Anda kepada
anak buah.
Perbedaan Manajer dan pemimpin
pertama, dalam hal perencanaan
- manajer akan merencanakan sesuatu berdasarkan hal-hal yang sifatnya prosedural, teknis, terarah, tegas, dan tidak bertele-tele
- namun jika pemimpin tidak merencanakan sesuatu karena pemimpin tidak
merancang rencana prosedural, pemimpin lebih memiliki visi atau
pandangan dalam perencanaannya
kedua, dalam hal pengaruh
- manajer memiliki pengaruh hanya dalam batasan formal, yang artinya
dia akan memiliki pengaruh ketika dia secara formal diberikan jabatan
seorang manajer
- kalau pemimpin memiliki pengaruh luas, kharismatik, dan energik
dalam berpikir, bahkan ketika pemimpin itu sudah tidak jadi pemimpin
lagi, pendapat-pendapatnya akan tetap di pertimbangkan dan diutamakan
ketiga, dalam mengatur sumber daya manusia di organisasinya
- Manajer akan memilih untuk memberikan perintah ini dan itu ketimbang
menunggu anak buahnya melakukan sesuatu untuknya, misalnya manajer akan
cenderung selalu memberikan tugas ini itu dan sebagainya, tugas itu
biasanya terkesan menuntut
- jika pemimpin justru akan memberikan kekuatan wewenangnya untuk
memberdayakan (empowering) anak buahnya, biasanya pemimpin akan
menjelaskan keinginan yang berkaitan dengan organisasi dengan anak
buahnya, tanpa menjelaskan bagaimana, apa, dan siapa yang harus
merealisasikannya, namun justru anak buahnya akan dengan senang hati
merealisasikannya untuknya
keempat, dalam mengontrol organisasi dan anak buahnya
- Sang manajer akan cenderung malas untuk memberikan perhatian moral
dalam mengontrol anak buahnya, namun justru lebih sering memberikan
control yang sifatnya prosedural, seperti memberikan sanksi untuk
memotivasi anak buahnya yang sudah menunjukkan gejala penurunan performa
- hal ini berbeda dengan sang pemimpin, karena pemimpin(leader) justru
akan memberikan kepedulian kepada anak buahnya jika performa anak
buahnya menurun.
kelima, dalam hal tujuan yang ingin dicapai
- manajer memiliki tujuan yang jelas dan memiliki target kuantitatif,
yaitu mendapatkan hasil yang sudah digariskan perusahaan atau organisasi
miliknya
- namun pemimpin akan lebih suka memperbaiki sistem di organisasinya yang ia rasakan kurang atau belum sempurna
5.Untuk
mendapatkan pendapatan yang optimal perlu kiranya perusahaan mengadakan
pengawasan yang efektif, jelaskan pengawasan efektif apa yang dibutuhkan
perusahaan tersebut ? apakah perlu perusahaan mengadakan control extern ?
mengapa dan siapa yang akan melaksanakannya?
Pengawasan Yang Efektif
Pengawasan yang efektif didasarkan pada sisitem informasi
manajemen yang efektif. sisitem informasi manajemen dapat ditetapkan
sebagi metode formal yang memberikan informas yang dibutukan oleh
manajer dalam melaksanakan tugasnya secara efektif dan efisien. Nilai
informasi yang diberikan bergantung pada kualitas, kuwantitas dan
relevansi data yang diberikan dengan kegiatan manejemen. Dan
informasi yang dibutukan oleh manejer berbeda – beda bertgantung pada
keadaan yang dibutuhkan.
Pengawasan yang efektif harus melibatkan semua kalangan dan
tingkatan manejer dari tingkt atas sampai tingkat bawa, dan kelompok –
kelompok kerja konsep pengawasan efektif ini mengacu pada
pengawasan mutu terpadu atau (TQC) total qualiti control.
Didalam dunia pendidikan QTC akan dapat efektif, jika pada tiap
tingkatan pendidikan mempunyai keterpaduan, kerjsama yang baik antara
kelompok kerja (guru) dan pimpinan dalam melakukan pengawasan
mutu. Partisipasi penuh setiap tingkatan atau kelompok dalam melakukan
pengawasan mutu biasanya disebut dengan gugus kendali mutu (GKM) yang betujuan menjamin keberhasilan pengendalian mutu terpadu.
Prinsip yang digunakan adalah kontribusi setiap anggota yang berupa
saran yang dipertimbangkan dan relevan dengan program dan nilai- nilai
yang dimiliki. Dalam hal ini tidak dikenal atasan dan bawahan tetapi
dengan komitmennya demi perbaikan mutu.
Beberapa kondisi yang harus dip erhatikan jika pengawasan ini
dapat berfungsi efektif, antara lain:
1. Pengawasan harus dikaitkan dengan tujuan dan kriteria yang
dipergunakan dalam system pendidikan, yaitu relevansi, efektifitas,
efisiensi, dan produktifitas tujuan – tujuan pendidikan dalam
berbagai tingkatan, mulai dari tujuan pendidikan nasional hingga
tujuan tujuan mata pelajaran agar standar pengawasan pendidikan
berjalan efektif dan efisien semua itu harus dipahami dan
diterimaoleh setiap anggota.
Pengawasan
adalah suatu upaya yang sistematik untuk menetapkan kinerja standar
pada perencanaan untuk merancang sistem umpan balik informasi, untuk
membandingkan kinerja aktual dengan standar yang telah ditentukan, untuk
menetapkan apakah telah terjadi suatu penyimpangan tersebut, serta
untuk mengambil tindakan perbaikan yang diperlukan untuk menjamin bahwa
semua sumber daya perusahaan atau pemerintahan telah digunakan seefektif
dan seefisien mungkin guna mencapai tujuan perusahaan atau
pemerintahan. Dari
beberapa pendapat tersebut diatas dapat ditarik kesimpulan bahwa
pengawasan merupakan hal penting dalam menjalankan suatu perencanaan.
Dengan adanya pengawasan maka perencanaan yang diharapkan oleh manajemen
dapat terpenuhi dan berjalan dengan baik.
Pengawasan
pada dasarnya diarahkan sepenuhnya untuk menghindari adanya kemungkinan
penyelewengan atau penyimpangan atas tujuan yang akan dicapai. melalui
pengawasan diharapkan dapat membantu melaksanakan kebijakan yang telah
ditetapkan untuk mencapai tujuan yang telah direncanakan secara efektif
dan efisien. Bahkan, melalui pengawasan tercipta suatu aktivitas yang
berkaitan erat dengan penentuan atau evaluasi mengenai sejauhmana
pelaksanaan kerja sudah dilaksanakan. Pengawasan juga dapat mendeteksi
sejauhmana kebijakan pimpinan dijalankan dan sampai sejauhmana
penyimpangan yang terjadi dalam pelaksanaan kerja tersebut.
Konsep
pengawasan demikian sebenarnya menunjukkan pengawasan merupakan bagian
dari fungsi manajemen, di mana pengawasan dianggap sebagai bentuk
pemeriksaan atau pengontrolan dari pihak yang lebih atas kepada pihak di
bawahnya.” Dalam ilmu manajemen, pengawasan ditempatkan sebagai tahapan
terakhir dari fungsi manajemen. Dari segi manajerial, pengawasan
mengandung makna pula sebagai:
“pengamatan
atas pelaksanaan seluruh kegiatan unit organisasi yang diperiksa untuk
menjamin agar seluruh pekerjaan yang sedang dilaksanakan sesuai dengan
rencana dan peraturan.”
atau
“suatu
usaha agar suatu pekerjaan dapat dilaksanakan sesuai dengan rencana
yang telah ditentukan, dan dengan adanya pengawasan dapat memperkecil
timbulnya hambatan, sedangkan hambatan yang telah terjadi dapat segera
diketahui yang kemudian dapat dilakukan tindakan perbaikannya.”
Sementara itu, dari segi hukum administrasi negara, pengawasan dimaknai sebagai
“proses
kegiatan yang membandingkan apa yang dijalankan, dilaksanakan, atau
diselenggarakan itu dengan apa yang dikehendaki, direncanakan, atau diperintahkan.”
Hasil
pengawasan ini harus dapat menunjukkan sampai di mana terdapat
kecocokan dan ketidakcocokan dan menemukan penyebab ketidakcocokan yang
muncul. Dalam konteks membangun manajemen pemerintahan publik yang
bercirikan good governance (tata kelola pemerintahan yang baik),
pengawasan merupakan aspek penting untuk menjaga fungsi pemerintahan
berjalan sebagaimana mestinya. Dalam konteks ini, pengawasan menjadi
sama pentingnya dengan penerapan good governance itu sendiri.
Dalam
kaitannya dengan akuntabilitas publik, pengawasan merupakan salah satu
cara untuk membangun dan menjaga legitimasi warga masyarakat terhadap
kinerja pemerintahan dengan menciptakan suatu sistem pengawasan yang
efektif, baik pengawasan intern (internal control) maupun pengawasan ekstern (external control). Di samping mendorong adanya pengawasan masyarakat (social control).
Sasaran
pengawasan adalah temuan yang menyatakan terjadinya penyimpangan atas
rencana atau target. Sementara itu, tindakan yang dapat dilakukan
adalah:
a. mengarahkan atau merekomendasikan perbaikan;
b. menyarankan agar ditekan adanya pemborosan;
c. mengoptimalkan pekerjaan untuk mencapai sasaran rencana.
Pada dasarnya ada beberapa jenis pengawasan yang dapat dilakukan, yaitu:
1. Pengawasan Intern dan Ekstern
Pengawasan
intern adalah pengawasan yang dilakukan oleh orang atau badan yang ada
di dalam lingkungan unit organisasi yang bersangkutan.” Pengawasan dalam
bentuk ini dapat dilakukan dengan cara pengawasan atasan langsung atau
pengawasan melekat (built in control)
atau pengawasan yang dilakukan secara rutin oleh inspektorat jenderal
pada setiap kementerian dan inspektorat wilayah untuk setiap daerah yang
ada di Indonesia, dengan menempatkannya di bawah pengawasan Kementerian Dalam Negeri.
Pengawasan
ekstern adalah pemeriksaan yang dilakukan oleh unit pengawasan yang
berada di luar unit organisasi yang diawasi. Dalam hal ini di Indonesia
adalah Badan Pemeriksa Keuangan (BPK), yang merupakan lembaga tinggi
negara yang terlepas dari pengaruh kekuasaan manapun. Dalam menjalankan
tugasnya, BPK tidak mengabaikan hasil laporan pemeriksaan aparat
pengawasan intern pemerintah, sehingga sudah sepantasnya di antara
keduanya perlu terwujud harmonisasi dalam proses
pengawasan keuangan negara. Proses harmonisasi demikian tidak
mengurangi independensi BPK untuk tidak memihak dan menilai secara
obyektif aktivitas pemerintah.
2. Pengawasan Preventif dan Represif
Pengawasan
preventif lebih dimaksudkan sebagai, “pengawasan yang dilakukan
terhadap suatu kegiatan sebelum kegiatan itu dilaksanakan, sehingga
dapat mencegah terjadinya penyimpangan.” Lazimnya, pengawasan ini
dilakukan pemerintah dengan maksud untuk menghindari adanya penyimpangan
pelaksanaan keuangan negara yang akan membebankan dan merugikan negara
lebih besar. Di sisi lain, pengawasan ini juga dimaksudkan agar sistem
pelaksanaan anggaran dapat berjalan sebagaimana yang dikehendaki.
Pengawasan preventif akan lebih bermanfaat dan bermakna jika dilakukan
oleh atasan langsung, sehingga penyimpangan yang kemungkinan dilakukan
akan terdeteksi lebih awal.
Di
sisi lain, pengawasan represif adalah “pengawasan yang dilakukan
terhadap suatu kegiatan setelah kegiatan itu dilakukan.” Pengawasan
model ini lazimnya dilakukan pada akhir tahun anggaran, di mana anggaran
yang telah ditentukan kemudian disampaikan laporannya. Setelah itu,
dilakukan pemeriksaan dan pengawasannya untuk mengetahui kemungkinan
terjadinya penyimpangan.
3. Pengawasan Aktif dan Pasif
Pengawasan
dekat (aktif) dilakukan sebagai bentuk “pengawasan yang dilaksanakan di
tempat kegiatan yang bersangkutan.” Hal ini berbeda dengan pengawasan
jauh (pasif) yang melakukan pengawasan melalui “penelitian dan pengujian
terhadap surat-surat pertanggung jawaban
yang disertai dengan bukti-bukti penerimaan dan pengeluaran.” Di sisi
lain, pengawasan berdasarkan pemeriksaan kebenaran formil menurut hak (rechmatigheid)
adalah “pemeriksaan terhadap pengeluaran apakah telah sesuai dengan
peraturan, tidak kadaluarsa, dan hak itu terbukti kebenarannya.”
Sementara, hak berdasarkan pemeriksaan kebenaran materil mengenai maksud
tujuan pengeluaran (doelmatigheid)
adalah “pemeriksaan terhadap pengeluaran apakah telah memenuhi prinsip
ekonomi, yaitu pengeluaran tersebut diperlukan dan beban biaya yang
serendah mungkin.”
4. Pengawasan kebenaran formil menurut hak (rechtimatigheid) dan pemeriksaan kebenaran materiil mengenai maksud tujuan pengeluaran (doelmatigheid).
Dalam kaitannya dengan penyelenggaraan
negara, pengawasan ditujukan untuk menghindari terjadinya “korupsi,
penyelewengan, dan pemborosan anggaran negara yang tertuju pada aparatur
atau pegawai negeri.” Dengan dijalankannya pengawasan tersebut
diharapkan pengelolaan dan pertanggung jawaban anggaran dan kebijakan negara dapat berjalan sebagaimana direncanakan.
Mengapa dan siapa yang mengawasinya....?? karyawan dan perusahaan tu lah yang harus mengawasinya